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専門家による収納コラム

失敗しないスケジュールの管理方法とは?

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質問

今年、社会人1年生になりました!仕事の予定や恋人・友達との予定、自分の時間など、やるべきことややりたいことがたくさんあります。全部こなそうとスケジュールを立ててみるけれど、なかなか予定どおりに進みません。上手にスケジュールを管理するには、どうしたらいいのでしょうか?

回答

優先順位を明確に!無駄な時間をなくすことも大切です。

「スケジュール帳に予定を記入しているのに、スケジュールどおりにいかない!」そんなスケジュールに関する悩みは、社会人になったばかりの方に多いのではないでしょうか?

スケジュール管理が上手な人は、仕事ができ、プライベートも充実しています。ぜひ、スケジュール管理のコツを身につけ、仕事とプライベートの両立を目指しましょう。

自分にあった管理方法を選びましょう

スケジュール管理のコツは優先順位をつけることです。手帳に予定を記録するだけではスケジュール管理は上手くできません。

また、スケジュール管理にどのようなツールを使用するかも大事なポイントの1つです。
色々なスケジュール管理ツールがありますが、手帳やアプリなどを利用している人が多いのではないでしょうか。それぞれのメリットをご紹介しますので、自分にあった方法でスケジュール管理をしましょう。

[ 1 ] 手帳のメリット
見開きタイプのスケジュール帳の場合、スケジュールに加え、隙間時間にこなしたいTo Do リストなどを記入することができます。

手帳は、用事のタスク、買い物のリスト、仕事の打ち合わせのメモなど、多くの情報を一度に目視できる便利さがあります。仕事量が多い場合は、ページが増えると重たくなってしまうので、仕事メモと手帳を分けるとよいでしょう。

スケジュール帳のスタート月の選び方
スケジュール帳の一番品揃えが良い時期は、やはり年末です。
品揃えが豊富なお店で、実際に手に取って選ぶことをオススメします。

スケジュール帳は、それぞれスタート時期が異なります。12月・1月・4月・9月スタートのスケジュール帳が一般的です。

スタート時期は、自分のライフスタイルにあわせて使いやすいものを選んでいきます。
例えば、学生で4月から新しい学年に変わる人は4月スタートのものを。
社会人の方でも3月末が年度末で、4月から新しい期になる人は4月スタートのものを。また、年末で一度仕事が区切られる人は、1月スタートのものを選ぶようにしましょう。

また、学校や仕事に関係なく、元旦の新しい年から気持ちを切り替えたい人は、12月や1月スタートのスケジュール帳を選んでもいいですね。

スケジュールのフォーマットを選ぼう!
スケジュール帳にはウィークリーやマンスリーなどのさまざまなフォーマットがあります。
自分にあったフォーマットを選ぶのは、なかなか難しいですよね。ピッタリなものをすぐに見つけられればいいのですが、実際に使ってみないとわからないこともあります。使い始めて、使い勝手が悪いと思ったら、他のものに切り替えていくことも大事です。私自身も試行錯誤しながら、自分にあった手帳や使用方法を選びました。

私の場合は、学生用のウィークリーの見開き手帳からスタートして、現在はビジネス用のマンスリータイプの見開き手帳を使用しています。さらに私のお気に入りは、終わったページの片側を切り取れるタイプです。これは、常に今日の予定ページが開ける工夫がされており、大変使い勝手が良いので重宝しています。

スケジュールだけでなく、アドレスやTo Do リスト、メモページなども活用するなら、年を越して更新できるリング状のものがオススメです。

スケジュール帳への記入方法
スケジュール管理を徹底するためには、一目で時間を把握できる記入の仕方が大切ですね。

私の場合は、移動時間も含めてスケジュール帳に予定を書き込んでいます。
例えば、13:00に1時間程度の打ち合わせがある場合は、
13:00 ××会社訪問と記載するだけでなく、12:30~14:00までの、この会議のために拘束される移動時間も含めて記載します。

色分けしたり付箋なども使いたいところですが、あまり複雑にするとスケジュールの管理以上に煩雑になりがちです。そのため、大きくプライベートと仕事に分け、隙間の時間でこなすスケジュールに関しては、□マークを先頭に入れたTo Do リストを余白に記入して備忘録にしています。

●記入例
□ メール返信  ××社あて 期限今日中
□ 資料整理   ××様へお礼状を書く
□ クリーニング 受け取り

最初からスケジュール管理のハードルを上げると三日坊主になってしまいがち。簡単な自分ルールで記入をはじめてくださいね。

[ 2 ] スケジュール管理アプリのメリット
スケジュール管理アプリの場合、タイマー設定が可能なことが大きなメリットではないでしょうか。特に、つい時間を忘れて仕事に集中してしまう人には、スマホのタイマーを活用しましょう。

さまざまな機能のアプリがあり、便利でおすすめしたいものも多くあります。習い事など繰り返しのスケジュールを設定できるアプリは、手書きよりも便利ですよね。

無駄な時間をつくらないために、モノの整理整頓を心がけましょう

仕事でもプライベートでも、スケジュールをきちんとこなすためには、無駄な時間をできるだけ少なくすることも大切です。そのためには、常に身の回りを整理整頓しておきましょう。モノを探したり、何かを始める前にその都度整理するなどの無駄な時間が減り、予定をスムーズにこなしていくことができます。

鞄の整理をする
仕事中やお出かけの際、鞄から取り出したいモノがすぐに取り出せずに慌ててしまわないように、鞄のなかを整理しておきしょう。お財布、スマホ、鍵、交通ICカードはすぐに取り出したいアイテムです。鞄の奥の方に入りこまないようにしておくと、探す時間が省けます。

さらに、バックの中身はざっくりと分類してまとめておきましょう。
ポーチ、常備薬、ハンカチやティッシュ、書類など。鞄の仕切りやポーチを使って大まかに分類しておくと必要なモノが必要なときに取り出しやすくなります。

ただし、バックインバックなど細かい分類を設けると混乱しがち。ポーチに入れたらそれ以上は小分けしすぎないでおくことも大切です。

書類の整理をする
仕事の書類も整理できていないと、無駄なアクションを増やす原因になりがち。
でも、作業に追われて書類の整理ができずにいるという方は、多いのではないでしょうか?

[ フォルダとタブで分類をする ]
書類の管理もパソコン内のデータ管理と同じように、タイトルごとに分けてすぐに探せるようにしておくことが大切です。検索機能が使えない紙の書類の管理では、グループ分けを徹底しましょう。

クリアファイルに挟んでポストイットで見出しをつけておくだけでも十分。書類(ファイル)を次に使う場面を想定し、「探せる分類」を心がけましょう。

[ 本当に必要な書類か検討する ]
書類は、情報の活用をしなければ持っている意味がありません。
長期保存の理由は何か、自分が保管していなくても、使いたいときに元データを取得することはできるかを判断し、不必要な書類を減らしていくことも大切です。

時間を有効に活用するポイント

最後に、自分の時間を有効に活用するポイントをご紹介します。
仕事・学校・プライベートなど色々な予定があるかと思いますが、それらの優先順位をつける際には一度入れた予定を動かさないようにするのがポイントです。予定を変更すると先の予定のタスクをさらに延ばしたり、変更やキャンセルの連絡をしたりなど、不要なアクションを起こさなくてはならなくなり、時間も余計に掛かってしまいますよね。

特にチームで仕事をしている人や、子育て中で家族の予定もある人は、一度入れた予定を極力、動かさないようにして、玉突きの予定変更をしないことを心がけるようにしましょう。

スケジュール管理は、毎日実践していくなかで上手くなっていくものです。はじめは上手くいかなくてもあきらめずに、スケジュール管理を続けてくださいね。

収納専門家一覧

※上記の専門家コラムに関するご質問、お問合せは、原則受付けておりませんのであらかじめご了承ください。

コラムニスト 芳賀裕子 (Studio HAGA代表)

ライフスタイルから考える収納をお伝えします

インドネシア・ジャカルタ、インド・ムンバイ、ニューデリーに通算10年在住。引っ越し経験14回。国内外10軒のさまざまな広さ(46平米~250平米)の住宅に暮らす。さまざまなライフスタイルに対応できる住まいのソフトの提言をするお片づけコーチングをめざしています。

【所属】 お片づけコーチング Studio HAGA
【メディア】 はぴフル(フジテレビ)、学べるニュースショー(テレビ朝日)、AneCan(小学館)など多数。
【著書】 「収納のきほん おさらい帖」(小学館)など多数。
【資格】 整理収納アドバイザー認定講師

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