めまぐるしく情報が行き交うオフィス。情報の出入りをコントロールして頭の中をすっきり保ち、仕事の効率アップにつなげましょう。オフィスでの整理術、最終回は「情報の整理術」です。
会議メモの取り方
「話のスピードに付いていくのが精一杯で、メモを取ろうとするとその間の話が耳に入らず置いていかれる」、「メモを取ってはいるけれど、後から読み返したら単語しか書かれていなくて、議事録を書くのに全く役に立たなかった」。
会議中にメモを取るのが得意でないという方、案外沢山いらっしゃいますよね。「先輩に相談したら『習うより慣れよ、だよ』と言われてしまった。どうしたらいいかわからないから思いきって聞いたのに……」という声もしばしば聞かれます。では、会議中に上手にメモを取るコツって、あるのでしょうか。
キレイに書かなくていい
メモを取る流れと目的は、“話を聞き、それをノートに書き記し、理解の一助とする”こと。この流れと目的は会議の場でもインタビューでもとても良く似ています。ということで、手前味噌ではありますが、私自身が経験したことから少しお話させていただきますね。
エッセイストという職業柄、取材をする機会も多々あり、長いこと取材メモの取り方には苦労してきました。そのため、取材を受ける側にまわった時に、取材をする方の手元をさりげなく観察するようになりました。新人の方から大ベテランの方まで、年齢も経験ももちろんメモの取り方も様々な人たちを7年ほど見てきて、いくつかのポイントに気づいたのです。
まず、最も重要なことは、「キレイに書かなくて良い」ということ。会議メモは人に見せるものではなくて、あくまでも自分が後から読めればいいのですから、ノートの罫線などももちろん気にせずに早く書くということに集中します。 そして、メモを書く際は「ひらがなでもいい」。人が話すスピードは早いもの。あの漢字、どう書くのだっけ……などと考えている時間はありません。兎にも角にも、少しでも多くの情報を残すことを考えます。また、内容は単語ではなく箇条書きにする癖をつけるようにすると、頭の中で要点をまとめるトレーニングにもなります。
そして、大きなノートに書くことも大事なこと。小さなノートに書いていると、ページがすぐに埋まってしまってページをめくる回数が増えますし、そもそもラフに書くためには大学ノートくらいの大きさがあるといい。見開きにしたノートの左ページだけをメモに使い、後から補足することを右ページに書くという使い方をしていた方もいらっしゃいました。私自身はノートのページを半分に折り、左側を記録用、右側を復習用に使っています。
下調べは万全に
そして、ノートのつくり方ももちろん大事ですが、それ以上に効果的なのは下調べです。これは学生時代の授業と同じことで、予習をした日としていない日では理解度が格段に違ったという経験がおありなはず。下調べをしておけば、何について議論しているか、話が向かう方向、専門用語の意味や話の結論などある程度は予測がつきます。前もって準備した資料の重要な箇所を色でマークしながら話を追い、そこでフォローしきれていない新たな情報だけをノートに書き留めるという方法もとれます。
復習は記憶の定着
最後に、会議などの後に内容の要点をまとめる習慣をつけると、情報を整理するコツが身につきます。情報もモノと同じく、重要度の高いものや出入りの頻度が高い情報がある反面、そうでないものも混ざっている。それらが雑多に置かれている状態から、ポイントとなる情報を取り出す作業。これが取捨選択。このトレーニングは要点を抜き出す力を養ってくれ、その後の会議の際にもきっと生かされるはずです。どうぞ、毎日のお仕事にお役立てくださいね。
